|
تُعدْ عملية تفويض المهام من الأمور الضرورية التي على جميع المدراء والقادة إتقانها؛ لأهميتها في الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية. إن تعلم كيفية التفويض يعزّز من بناء فريق متماسك وفعال يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية، كما أن معرفة وقت وكيفية تفويض العمل سيقلل من عبء التراكم، وبالتالي تحسين الرضا الوظيفي لديك، لكن يواجه العديد من القادة إشكالية في كيفية التفويض بشكل صحيح أو لديهم تردّد في القيام بذلك.
معنى تفويض المهام التفويض في العمل هو نقل بعض من عملك الخاص كقائد أو مدير إلى شخص آخر، وليست مسألة توجيههم أو توكيل مهمة يومية اعتيادية لهم، الأهم في هذه العملية هو أن يتم وضعهم في دور يُمكِّنُهم من اتخاذ القرارات والتحلّي بالمسؤولية لإكمال المهمة.
أهمية تفويض المهام عندما تفوض بعض مهام عملك، فإنك توفر وقتك وتحقق المزيد، كما يعزز التفويض الفعال إدارة الوقت الجيد والتقدير داخل الفريق. عندما تكون على استعداد للتفويض، فإنك بذلك تعزز الثقة والاطمئنان، وترسل إشارة واضحة كقائد مفادها أنك تثق في فريقك لتحقيق النتائج المرجوة.
كيفية تفويض المهام بشكل فعال عليك أن تتبع استراتيجيات واضحة قبل تفويض العمل وخلال التفويض، وإذا كنت تعاني من تردّد أو لديك مخاوف معينة بشأن تفويض جزء من مهامك إلى أفراد في فريقك، يمكنك الاستفادة من الخطوات أدناه في هذا السياق.
١- معرفة كيفية وتوقيت التفويض تساعدك معرفة كيفية تفويض العمل على فهم ربط الأشخاص بالمهام التي تناسب مواهبهم، إتمامك الأمر بصورة صحيحة يحقق أفضل النتائج. عندما تفكر في تفويض مهمة ما لشخص في فريقك، اطرح الأسئلة التالية:
٢- تحديد أفضل شخص للوظيفة فكر في مهارات أعضاء الفريق واستعدادهم للتعلم وأساليب عملهم واهتماماتهم. سيتمكن الشخص الذي قمت بتفويضه من تنفيذ العمل بشكل أكثر فاعلية إذا كان متوازنًا ومهتمًا، لذا، امنحه فرصة للتعبير عن نقاط قوته.
٣- تقديم الدعم بكافة أشكاله بعد العثور على الشخص المثالي للمهمة التي تريد تفويضها له، يجب عليك تحفيزه لتحمل المسؤولية الجديدة. دعهم يعرفون سبب اختيارك لهم، فعندما تُظهر للآخرين أنك تدعم نموهم، فأنت تبني ثقافة الثقة. فالموظفون الذين يرون المهام المفوضة إليهم على أنها فرص يحققون نتائج أفضل. كما يمكن أن تدعمهم بموارد مالية أو بشرية أو مصادر معلومات أو موارد مادية وعملية.
٤- كن واضحًا من المهم أن تشرح الأهمية الوظيفية أو المهمة التي تسندها للشخص الذي اخترته، وما تتوقعه منه، ومتى يحين موعد الانتهاء. من خلال تحديد توقعات واضحة، فإنك تساعده في التخطيط لكيفية تنفيذ المهمة.
٥- اترك التفاصيل لهم لا شيء يقتل الدافع والثقة مثل التوجيهات التفصيلية، فهذه الطريقة تؤثر سلبًا بالمعنويات. لذلك، لابدّ لك أن توضّح ذلك في البداية. إذا كنت لا تستطيع شرح ما يدور في ذهنك بالضبط، فقد يكون من الأفضل لك أن تفعل ذلك بنفسك.
٦- اذكر العواقب عليك أن توضّح منذ البداية أن عدم إنجاز العمل أو تفويت الموعد النهائي للمهمة التي فوّضتها للشخص الذي اخترته له عواقب أو عقوبات إدارية معينة، من الأفضل أن تذكرها بالتفصيل.
٧- لا تفوّض الأمور إلا إذا كانت ضرورية إذا كنت تحاول التخلص من مهمة ما من خلال تكليف شخص آخر بها، ففكر فيما إذا كانت هناك طريقة للتخلص منها تمامًا؛ فكِّر بالحذف قبل التفويض.
٨- تعامل مع الملاحظات بجدّيّة شجع الشخص الذي تفوض له المهام أن يقترح طرق من الممكن أن تجعل العمل أفضل، طلب التعليقات يختصر الطريق كثيرًا، وعليك أن تتعامل مع أي ملاحظة بجدية. إذا لم تكن كذلك، فأنت تخبرهم أنك لا تقدّر وجهات نظرهم.
الآن بعد أن عرفت ما يعنيه التفويض وتقنيات تفويض العمل بكفاءة، يمكنك الاستفادة منها وزيادة الإنتاجية؛ فالتعامل مع التفويض على أنه منح الاستقلالية والسلطة لشخص آخر، يخفّف من أعبائك الوظيفية ويبني فريقًا متماسكًا. قد تظهر لك مهارات التفويض معقدة، لكنها تصبح سهلة بمرور الوقت، ولتجاوز ذلك، يمكنك البدء بالمهام الصغيرة. |
