كيف نٌنشأ الجداول الزمنية لإدارة المشاريع؟
ما هو الجدول الزمني للمشروع ؟
تتسم الشركات الناجحة بالتخطيط المجدول زمنياً لتحقيق الأهداف الشهرية والسنوية، كما تسعى معظم الشركات بالالتزام مع عملائها بتسليم المشاريع في وقتها المتفق عليه، وتحتفي العديد من الشركات بالتقدم الذي تحرزه في كل شهر باعتبارها خُطى ثابتة لتحقيق الأهداف الكبرى.
يعد التخطيط والجدولة والقدرة على ضبط سير المهام اليومية والتسليم في الأوقات المحددة نجاح بحد ذاته، لاسيما إذا كنت موظفًا.
فكلما كنت قادرًا على إدارة وقتك في العمل وخارج العمل، كلما تمكنت من التقدم والنجاح في حياتك المهنية والشخصية.
توضح هذه المقالة تعريف الجدول الزمني لإدارة المشاريع، وماهي فوائده وكيف يمكننا إنشاء جدول زمني بطريقة صحيحة وفعّالة.
ما هو الجدول الزمني لإدارة المشاريع؟
هو أداة تستخدم لإدارة وقت المشروع بشكل مرئي على هيئة مخططات رأسية أو أفقية. تقدم لمحة عامة عن الأعمال الرئيسية والمهام والأنشطة والمواعيد النهائية لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتسليمه في الوقت المحدد.
لماذا يجب علينا إنشاء الجداول الزمنية لإدارة المشاريع؟
تقدم الجداول الزمنية لإدارة المشاريع مجموعة رائعة من الفوائد التي يتطلبها العمل بشكل فردي أو العمل مع فريق داخل الشركة وأهمها:
- توضح الجداول الزمنية خطة سير المشروع بالتفصيل لضمان عدم نسيان أو تفويت أي مهمة أو مسألة من شأنها التأثير على سلامة المخرج النهائي للمشروع.
- تسهل الجداول الزمنية متابعة سير العمل داخل المشروع، كما تٌمّكن مدراء المشروع أو أصحاب العلاقة من تتبع أداء الموظفين لضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد.
- يساعد التخطيط الزمني في تحديد المدة التي قد تستغرقها كل مرحلة أو مهمة والتبعيات المنطقية أو التسلسلات بينهما.
- تعمل الجداول الزمنية أيضًا على تعزيز التواصل والشفافية بين أعضاء الفريق الواحد، فإنشاء وتصميم جدول زمني واضح في بداية كل مشروع يساعد كل موظف داخل الفريق على تكوين رؤية واضحة للعمل.
وأخيرًا، يعد اتباع جدول زمني واضح ومفصل عنصر أساسي في خطة سير المشروع، لذلك لا يمكن أن نتخيل شركة تعمل بدون خطط زمنية واضحة، أو مشروع بدون جدول زمني واضح.
كيف يمكنك إنشاء جدول زمني لإدارة المشروع؟
حتى تتمكن من إنشاء جدول زمني تستطيع من خلاله ضبط وإدارة أداء المشروع، اتبع هذه الخطوات البسيطة التي ستساعدك على فهم واستيعاب آلية عمل الجداول الزمنية لإدارة المشاريع:
- أولاً، ابدأ بتحديد المعالم الرئيسية للمشروع ثم قسّم المشروع إلى مراحل مع تقدير المدة الزمنية التي يمكن أن تستغرقها كل مرحلة على سبيل المثال: إذا كان مشروعك هو تصميم هوية بصرية لأحد العملاء فقم بتقسيم الجدول الزمني على 5 مراحل وهي: " مرحلة جلسات العصف الذهني – مرحلة تصميم الشعار – مرحلة الموافقة على الشعار من قبل العميل – مرحلة بناء الهوية المتكاملة – مرحلة المراجعة والتسليم ".
- ثانياً، ابدأ بتقسيم المراحل السابقة إلى مهام رئيسية وفرعية مع تعيين المدة الزمنية، والشخص المسؤول عن المهمة، وتاريخ بداية المشروع وانتهاءه. ستحصل بعد ذلك على رؤية واضحة للجدول الزمني وستتمكن من إخبار عميلك أو مديرك بالوقت المتوقع للتسليم.
- ثالثاً، لا يوجد مشروع يسير كما هو مخطط له بالضبط. لذلك لا تنسى إضافة مدد زمنية للتأخيرات غير المتوقعة مع حساب فترات المراجعة والموافقة. فهذا يساعد في الحفاظ على تسليم مشروعك في الموعد المحدد.
- رابعاً، صمّم جدولك الزمني بطريقة جذابة وممتعة عمليًا. يمكنك استخدام مخططات زمنية مثل مخطط GANTT وغيرها، ستساعدك رؤية المهام على الجدول الزمني في تحديد مشكلات الجدولة بشكل مبكر، حينها ستتمكن من تحديث المواعيد النهائية للتسليم وتبليغ باقي أعضاء الفريق بذلك.
وأخيراً، تابع سير العمل بشكل دوري من خلال الجدول الزمني، وأضف أي تعديل أو تحديث لضمان بقاء المشروع في مساره الصحيح، كتحديث مدة المهمة، وتواريخ البدء/والانتهاء، والنسبة المئوية التي تشير إلى معدل الإنجاز.
