كيف يمكنني إدارة مشروع تنموي وتحقيق مخرجاته؟

إعداد: ريماء الغامدي- مارس 2024

جمعية علوم للبحث والتطوير

إدارة المشاريع التنموية والقطاع الربحي تتشابه في عدة نقاط وتختلف في بعضها لاختلاف الأهداف وطبيعة عمل القطاع، وكعاملين في القطاع غير الربحي نجد أنفسنا أمام عدد من الأسئلة حول القطاع وإدارة برامجه:

1. "ما الذي يميز إدارة المشاريع التنموية عن القطاع الربحي؟"
2. " كيف يمكنني إدارة مشروع تنموي وتحقيق مخرجاته؟"
3. "ما الفرق بين المشروع والبرنامج أو متى يستلزم إدراج المشاريع تحت برنامج واحد؟"

الاختلاف بين القطاع الربحي والمنظمات غير الربحية لا يعني عدم تشابههم، فعندما نتحدث عن التحول الرقمي على سبيل المثال، تماشيًا مع الرؤية الطموحة 2030؛ فإن رقمنة القطاعين المفترض أن تتشابه إلى حد كبير. لذا يمكننا القول بأن الاختلاف الجوهري يكمن في السياق الاستراتيجي والتنظيمي للمنظمة، ولكن تختلف إدارة المشاريع في المنظمات غير الربحية لأسباب عديدة، منها:

1. الاعتماد على التطوع والذي يسهم في تقليل التكاليف ومع ذلك لا يعد أمرًا مستدامًا، وبينما القيادة الجيدة والتحفيز يساهمان بشكل إيجابي، فإنه في الوقت ذاته يصعب على القيادة العليا في بعض الأحيان الوصول إلى مخرجات عالية الكفاءة والجودة بسبب ضعف المهارات وقلة الخبرة.
2. الاستدامة المالية تعد من أبرز تحديات القطاع ويصعب التنبؤ بها في بعض الأحيان خصوصًا للمنظمات الخيرية التي تعتمد على التبرعات المادية أو العينية، ويمكننا القول إن نموذج عمل الجمعية المثالية هي التي تنوّع وتوازن مصادر دخل الجمعية ما بين مصادر داخلية (عضويات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة، بيع منتجات، تقديم خدمات مدفوعة…). وخارجية (الأفراد المحسنين، التبرعات، التمويل...) حتى تغلق جميع مصاريفها التشغيلية بنجاح.
3. اختلاف أو تغيير بعض مراحل إدارة المشروع، مثلاً مرحلة إعداد خطة جذب تمويل أو بناء شراكات لتقليل المصاريف التشغيلية أو تدريب متطوعين وتأهيلهم بطريقة محددة وهي مراحل تختلف عن القطاع الربحي.
4. إدارة أصحاب المصلحة سواء الجهة التشريعية كالمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي للقطاع غير الربحي أو الجهة الموحدة الإشرافية والتي تشكل دورًا مهمًا في دعم المنظمة، ولأن القطاع يعتمد بشكل كبير على السمعة الحسنة والصورة الذهنية الجيدة لكسب ثقة الممولين والداعمين حرصًا على بناء وتفعيل علاقة وطيدة بين الجهات الممولة والأفراد، ومؤخرًا أصبحت معايير الحوكمة أحد أهم الطرق لكسب الثقة.

إدارة البرامج والمحافظ

 حسب تعريف PMD-Pro فإن إدارة المشروع: هي التخطيط والتنظيم وإدارة الموارد لتحقيق أهداف المشروع ومخرجاته بشكل ناجح. ودائمًا ما يتردد على مسامعنا مصطلحات (برامج - مشاريع - محافظ)، نظرًا لعدم وجود تعريف ثابت ودقيق لهذه المصطلحات، قد يؤدي ذلك إلى عدم وضوح أدوار ومسؤوليات مدراء المشاريع.

المشروع: هو مجهود مؤقت يُبذل لخلق منتج أو خدمة أو مخرج فريد من نوعه.

البرنامج: هو مجموعة من المشاريع أو البرامج الفرعية المرتبطة ببعض، تميل غالبية المنظمات إلى تقسيم المشاريع إلى برامج لمضاعفة الأثر وتحقيق أقصى فائدة ممكنة للمجتمع أو لتحقيق الهدف المرجو تحقيقه والذي لا يمكن تحقيقه في حال إدارة كل مشروع بشكل منفصل.

بعض الأسئلة والنقاط التي تساعدك لمعرفة ما إذا كانت المشاريع مواءمة داخل إطار برنامج واحد؟

1. هل تتشارك نفس المنطقة الجغرافية؟ وهنا يعمل مدير البرنامج على إدارة موارد المشاريع المختلفة لتحقيق أكبر أثر ممكن من البرنامج ككل.
2. الأهداف، العمل على مشاريع عدة بأهداف متعددة داخل إطار برنامج واحد يُمكّن المنظمة من تحقيق أهدافها الاستراتيجية بشكل أفضل.
3. هل يمكن أن تتداخل المجالات؟ يعمل المشروع في قطاع متخصص في فترة زمنية قصيرة، ولكن في حال تضمين مشاريع مختلفة التخصصات في برنامج واحد فهذا يعطي فرصة للعمل ضمن إطار زمني أطول.
4. هل هناك فرص تمويل أفضل؟ بدلًا من بناء خطة جذب تمويل أو دعم مشاريع منفصلة بالإمكان العمل داخل إطار برنامج واحد لتحسين كفاءة الإنفاق والحفاظ على جودة العمليات.
5. الفئة المستهدفة باختلاف التخصص قد يكون العامل المشترك بين عدة مشاريع هو الفئة المستهدفة ف على سبيل المثال، منظمة تعمل على إطلاق 3 مشاريع تعليمية / تدريبية في مجالات مختلفة والعامل المشترك بينهم هو الفئة المستهدفة وهم "الشباب" لذلك النموذج الأمثل للعمل يكون من خلال تنسيق المشاريع داخل برنامج واحد وبالتالي تستطيع المنظمة الربط بين العمليات المشتركة ومؤشرات النجاح وتقييم ودراسة الأثر والتقييم البعدي بأعلى كفاءة ممكنة.
6. الإدارة، في حين يركز مدراء المشاريع المنفردة على تحقيق المخرجات والنتائج في نطاق ضيق؛ يحرص مدراء البرامج على الاستفادة من التحديات والموارد المشتركة لتوجيههم وتوفير الدعم لتحقيق رؤية ورسالة المنظمة على نطاق أوسع .

إدارة المحافظ: وتتكون من مشاريع وبرامج مختلفة وليس من الضروري وجود ترابط أو صلة أو تقاطع بينهم. وتساهم إدارة المحافظ على تحقيق الهدف الاستراتيجي والرسالة والرؤية للمنظمة.

مثلث إدارة المشاريع

النموذج الأمثل لمدراء المشاريع للحفاظ على مخرجات عالية الجودة بدءًا من التخطيط وإعداد الهيكلة والعمليات التشغيلية حتى إغلاق المشروع وقياس الأثر والتقييم يمكن تمثيله على شكل مثلث مكون من 3 زوايا بطبيعة الحال ويسمى القيد الثلاثي في مثلث إدارة المشاريع، ويتكون من:

النطاق: المنتجات والخدمات التي سينتجها المشروع أو المهام أو النشاطات المطلوبة لإنجاز المشروع.

التكلفة / الموارد: الموارد المالية والبشرية المطلوبة لتسليم المخرج النهائي.

الوقت: ما المدة اللازمة لاستكمال المشروع؟

الزيادة أو النقصان في أحد القيود يؤثر بشكل مباشر على بقية القيود كالمثلث إذا لم تتطابق زواياه فإنه يحصل تغيير لباقي الزوايا وهنا يكمن دور مدير المشروع في الموازنة بين كلًا من الوقت والتكلفة والنطاق. كما أن فهم الارتباط بين كل قيد يساهم في التحكم في المشروع أو بناء الخطط البديلة، لذلك من المهم توصيف كل قيد ما إذا كان مرن أو غير مرن.

غير مرن: ضروري جدًا ويجب التقيد به.

مرن: يشير إلى القيد القابل للتعديل أو التغيير في حال استلزم الأمر.

ختامًا، إدارة المشاريع في القطاع غير الربحي تعد تحدي وتستلزم كثير من الجهد والمهارات لصناعة صورة وسمعة حسنة للمنظمة، ولكن عند تبني ثقافة التعلم المستمر وتطبيق نماذج الإدارة الفعّالة وتعزيز العمل التطوعي يمكن للمنظمة الوصول إلى استدامة في مبادراتها وتحقيق أثر إيجابي بالشراكة مع المانحين وأصحاب المصلحة.