هو المخطط والمنسق، وهو المسّوق والمراقب والمنتج، وهو من يتعامل مع التغيرات ويستثمرها بذكاء، هذا هو قائد العمل الناجح، الذي يُنظر إليه اليوم على أنه المسؤول عن ثقافة التغيير في شركته، وأنه البذرة الأساسية لبيئة العمل المستدامة، فكيف يمكن لهذا القائد أن يتعامل مع فريقه من خلال استراتيجية عمل تمثل اليوم الركيزة الأساسية في أسواق العمل العالمية؟
نٌشرت دراسة أجراها خبير العمل عن بٌعد والأستاذ المشارك في جامعة هارفارد للأعمال الدكتور (بريثفيراج تشودهاري) يتنبأ فيها بأن العمل عن بُعد لن يكون أمرًا شائعًا في العالم بعد 10 سنوات من اليوم، مؤكدًا أن الشركات التي ستعتمد على المكاتب ستفقد أمهر موظفيها.
لذا تعمل الكثير من الشركات اليوم على توظيف فِرق تعمل عن بٌعد، لفوائده الكثيرة؛ كانخفاض تكاليف تشغيل المكاتب، والقدرة على التوسع في توظيف الكفاءات الموهوبة، وغيرها من الفوائد.
وربما تبدو فكرة تأسيس فريق مكّون من عدة موظفين من مناطق مختلفة ليست سهلة، لما قد يواجه قائد الفريق من تحديات في إدارة فريقه عن بٌعد، إلا أن الفوائد التي سوف يجنيها من هذا التوظيف ستتغلب على كل تلك التحديات التي أمامه.
كيف يمكن إدارة فريق عمل عن بٌعد؟
يجب أولًا أن يكون التخطيط من أولويات القائد، فأنطوان إكسوبيري يقول: "هدف بدون خطة هو مجرد أمنية"، فالقائد الذي يطمح أن يدير فريق عمل عن بُعد دون تخطيط، فهو يخطط لفشل هذا الفريق. لذا يجب على القائد أن يبني خطة عمل تتضمن هذه الأسئلة التي ستمنح العمل الكثير من الوضوح:
1- ما الهدف من هذا الفريق؟
2- هل القائد مدرب جيدًا لإدارة فريق كامل عن بٌعد؟
3- كم موظفًا ستوظف الشركة عن بٌعد؟
4- هل هناك بدائل أخرى عند انسحاب أي موظف؟
بعد ذلك يجب على القائد أن يتسلح بمهارات الاتصال الفعّال، فالتواصل هو مفتاح النجاح الشخصي والمهني كما وصفه (بول ماير)، كما على كل قائد عمل أن يوزع المهام بوضوح وأن يتعرف على حياة موظفيه خارج العمل، فذلك يساعد في معرفة نقاط القوة وفهم التحديات وخلق الفرص الجديدة، وإن نمذجة السلوك الإيجابي من الممكن أن يبني فريقًا مميزًا وفعالًا.
5 نصائح لتدريب القادة على العمل مع الفِرق عن بٌعد:
1- تدريب قادة العمل على التفاعل والاتصال اليومي وتعزيزه من خلال الابتكار وأتمتة التوظيف، فلن يتمكن الموظف من طرح الأسئلة المباشرة أو عقد اجتماع داخل الشركة وهو يعمل عن بُعد، ولكن بفضل وجود بعض الأدوات الرقمية الذكية والمتطورة يمكن فعل ذلك وأكثر.
2- تدريب قادة العمل على سد فجوة البٌعد من خلال تحسين مهارات الموظف وذلك عن طريق رسم مسار وظيفي واضح يرغب الموظف به، ومساعدته في تنمية مهاراته وقدراته وتعزيز انتمائه ليشعر وكأنه يعمل في بيئة عمل حقيقية لا افتراضية، إضافة إلى احترام تنوع الموظفين، فكل موظف يمتلك ثقافة مختلفة عن باقي زملائه.
3- متابعة الموظف بشكلٍ يومي، والسؤال عما قد يحتاجه، ربما يحتاج أجهزة جديدة لمكتبه في المنزل أو ربما يفتقد لوسيلة التواصل الفعّالة أو ربما يفضل العمل المسائي عن الصباحي وغيرها من الأمور.
4- على قائد العمل أن يطرح أسئلة تعزز الإحساس بالاهتمام عند الموظف، كأن يخبره أنه سيفعل كذا وكذا من أجله، فالموظف سيثق بمديره إذا فعل ما قال أنه سيفعله.
5- الإفصاح والوضوح من ناحية ما يتوقعه قائد العمل من فريقه، فإذا كان يُفضل مثلاً استقبال رسائل البريد الإلكتروني يوم الأحد من الموظفين، فيجب عليه أن يوضح أن يوم الثلاثاء مثلاً هو اليوم المتوقع للرد عليهم.
ولكي ينجح العمل عن بُعد يتعّين على كل قائد يعمل مع فريق عن بٌعد أن يمتلك العديد من المهارات، ولقد حدد روبرت كاتز هذه المهارات وقسمها إلى ثلاثة أقسام حسب ما بينها أحد المواقع التي تُعنى بالموارد البشرية:
1- المهارات الفنية:
تتمثل هذه المهارات في القدرة على استخدام الوسائل الفنية والتقنية والأنظمة والبرامج الإلكترونية التي تخص أتمتة التوظيف، والتي تعزز من الرضا الوظيفي وتحفز الموظف على تحقيق أهدافه الشخصية والمهنية.
2- المهارات الإنسانية:
وهي التي تتيح للقائد فهم سلوكيات الموظف ومعرفة قدراته عن قرب وذلك من خلال التواصل الدائم معه، وتحفيزه وتطويره وتلبية متطلباته المهنية.
3- المهارات الإدراكية:
حتى تنجح المنشأة في العمل عن بٌعد يجب أن يمتلك قائدها مهارات التأثير والتنظيم والتواصل، مع قدرته على حل المشكلات التي قد تحصل نتيجة التحديات الموجودة في بيئات العمل عن بٌعد، إضافة إلى امتلاك رؤية مستقبلية لمتطلبات الوظائف الحديثة التي تواكب متطلبات هذا النوع من العمل.
وكما أن للعمل عن بٌعد العديد من الفوائد إلا أن هناك أيضًا بعض التحديات والأخطاء التي يجب على قائد العمل تجنبها مع الفرق التي تعمل عن بٌعد،
ومن تلك الأخطاء:
1- عدم التدريب:
انعدام التدريب يعني مشكلة كبيرة من الممكن أن تحول دون إتمام سير أعمال الشركة، لذا يجب على قائد العمل أن يتأكد من تزويد الموظف بدورات تدريبية في مجاله، تضمن معرفته لكل ما هو مهم.
2- عدم التقييم الكافي:
قبل أن يقوم قائد العمل بتعيين الشخص يجب أن يتأكد من مهاراته وقدراته وهل تتناسب هذه القدرات مع الوظيفة عن بعد أم لا، وهل يعمل في وظيفة أخرى أم متفرغ؟ كل هذه الأشياء تساعد على التأكد ما إذا كان الشخص يستطيع فعليًا التعامل مع هذه الوظيفة أم لا.
3- عدم توفير وسيلة اتصال فعّالة:
على قائد العمل تزويد الموظف بكل الطرق التي يمكنه من خلالها التواصل مع جميع أفراد العمل، هناك الكثير من الأدوات المثمرة في هذا المجال والتي تساعد في تسهيل عمليات التواصل وتسليم المهام مثل Slack، Asana، Trello وغيرها من المنصات التي تبسط من عملية التواصل مع الفريق.
4- تجاهل إنشاء الجداول الزمنية:
صحيح أن أولئك الذين يعملون عن بُعد يميلون للإنتاجية ويحققون الكثير من الإنجازات، إلا أن هذا لا يمنع أن يكون لديهم جدولًا زمنيًا لتسليم المهام، لذا يجب على قائد العمل هنا أن يحدد جدولًا زمنيًا يتابع من خلاله أعمال كل موظف؛ بهدف تنظيم الأعمال وتسليمها في الوقت المحدد.
وأخيرًا، على كل قائد عمل أن يتأكد بأن نجاح فريق العمل عن بٌعد يعتمد أولًا على مرونته، فالأشخاص الذين يفضلون العمل عن بٌعد، اختاروا ذلك لأنهم يٌفضلون الحرية والمرونة، فمن الضروري إذًا أن يكون قائد العمل واقعيًا ومرنًا ويمتاز بشفافيته وموضوعيته.
