|
تبذل المنظمات غير الربحية جهوداً حثيثةً لإنجاز مهامها وأعمالها على أتم وجه، لكنها بحاجة لتأمين التمويل اللازم لذلك، ولإشراك الجمهور في مساعيها، فضلاً عن حرصها الدائم على الالتزام بكافة وعودها وتعهداتها. ولعل من أهم وأبرز مفاصل عملها جمع آراء وملاحظات الجهات المستفيدة والمانحة، إلى جانب الأطراف المعنية.
أهمية جمع الآراء والملاحظات تلجأ المنظمات غير الربحية لاستخدام الاستطلاعات في سبيل جمع الآراء والملاحظات حول مدى إتقانها لعملها، وتحديد النقاط التي تحتاج لتطوير وتحسين، ومعرفة كيفية تلبيتها لكافة متطلبات واحتياجات الجهة المستفيدة بشكل أفضل. كما تُعدّ الاستطلاعات من الطرق البسيطة التي تتبعها المنظمات غير الربحية لجمع البيانات المنشودة والقابلة للتنفيذ، حيث تستطيع استثمار هذه الآراء والملاحظات لرصد الرأي العام حول مختلف القضايا، ومعرفة مطالب الجهات المانحة من المنظمة غير الربحية، بالإضافة إلى جمع الآراء والملاحظات المتعلقة بالجهود المبذولة لجمع التبرعات. من جهة ثانية، توفر الاستطلاعات للمنظمات غير الربحية وسيلة عملية لاختبار برامجها الجديدة قبل الشروع بإطلاقها وتنفيذها.
طرق جمع الآراء والملاحظات هناك عدة أنواع مختلفة للاستطلاعات التي بإمكان المنظمة غير ربحية الاستفادة منها، مثل استطلاعات الجهات المانحة، واستطلاعات المتطوعين، واستطلاعات الأحداث والفعاليات. ونظراً لهذا التنوع في طبيعة الاستطلاعات، نجد أن لكل منها خصائص وقيم جوهرية بالنسبة للمنظمة غير الربحية، فاستطلاع الجهات المانحة، على سبيل المثال، هو عبارة عن دراسة بحثية تهدف إلى جمع المعلومات الديموغرافية عن الجهات المانحة، وحجم التمويل التي يعتزمون التبرع به خلال فترة زمنية معينة. أما استطلاع المتطوعين فإنه يستفسر عن المعلومات الديموغرافية الخاصة بالمتطوعين، أو خبراتهم، أو اهتماماتهم، أو أنشطتهم. في حين تتم الاستعانة باستطلاع الأحداث والفعاليات من قبل المجموعات أو الجهات التي عادةً ما تستضيف وتُنظّم الأحداث، وذلك من أجل جمع المعلومات حول كيفية تخطيط وتنظيم وتنفيذ الأحداث والفعاليات على النحو الأمثل. ويسعى هذا النوع من الاستطلاعات عادةً لجمع آراء وملاحظات المشاركين حول حدث أو فعالية ما، ويتضمن توجيه الأسئلة حول مستوى رضا المشاركين والزائرين عن الحدث.
كيف تستفيد من الآراء والملاحظات تعتبر عملية جمع الآراء والملاحظات من الأدوات القيّمة والفعالة التي تستطيع من خلالها المنظمات غير الربحية قياس مستوى نجاحها، ورصد انطباع الأطراف المعنية إزاء أنشطتها. كما تساهم هذه البيانات بشكل كبير في عملية صنع القرار المتعلقة بالخطط والمشاريع المستقبلية، التي من شأنها التأثير بشكل إيجابي على المجتمع أو المنظمة التي تعمل على خدمتها. وإليكم فيما يلي بعض الخطوات العملية التي بإمكان المنظمات غير الربحية اتباعها لمعالجة واستثمار الآراء والملاحظات التي قامت بجمعها:
١. تحليل الآراء والملاحظات تتلخص أنجح الطرق لتحليل ومعالجة الآراء والملاحظات بالنظر إلى هذه البيانات من الزاوية الصحيحة. قد يبدو هذا الأمر بديهيََا من الوهلة الأولى، لكن من الأهمية بمكان الحرص على جمع البيانات الصحيحة، ومراجعتها بشكل كامل في نفس المكان، بالإضافة إلى حفظ كافة البيانات ضمن مستند أو جدول بيانات سهل الاستخدام والوصول إليه، وذلك للمساعدة في تصنيف وترتيب هذه الآراء والملاحظات. وهناك العديد من المنصات القائمة على تقنية الذكاء الاصطناعي AI، مثل منصة MonkeyLearn، التي بإمكانها مساعدتكم في تحليل الآراء والملاحظات بدرجة عالية من الفعالية وفقََا للمعايير التي تحددونها.
بعد ذلك، ننتقل إلى مهمة البحث عن أي أنماط أو سمات أو توجهات خاصة بهذه البيانات، وهناك عدة طرق بإمكاننا اتباعها لتحديد ذلك، من بينها الاستعانة ببرامج "إنشاء سحابة الكلمات" لتحديد الكلمات التي تتكرر بكثرة ضمن الآراء والملاحظات، ومن ثمّ ترتيبها وفقََا لهذا التكرار. ومن الطرق الفعالة أيضاً العمل على "إنشاء مخطط دائري" مجزأ ضمن أقسام متنوعة حسب الآراء والملاحظات، ومن ثم العمل على معرفة أي هذه الأقسام يحتوي على أكبر نسبة من الإشارات والتنويهات، أو أكبر نسبة مئوية للآراء والملاحظات المشاركة ضمن كل قسم. ومن المهم عدم حصر السؤال فيما يُعجب ولا يُعجب الجمهور المستهدف، بل تخطي ذلك بالاستفسار عما يرغب الجمهور في تحقيقه ورؤيته على أرض الواقع في المستقبل. ٢. تنفيذ الرؤى تُعتبر الخطط من الوسائل العملية لتنظيم وتحديد أولويات الرؤى المستخلصة من الاستطلاعات، حيث بالإمكان استثمارها لتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى، وفقََا لما هو مطلوب. ورغم الشعور الرائع الذي ينتابنا عند جمع الآراء والملاحظات الإيجابية، إلا أنه من المهم أيضاً العمل على معالجة النقاط السلبية التي يتم تحديدها بعد جمع آراء وملاحظات الاستطلاع، الأمر الذي بالإمكان تحقيقه من خلال طرح الحلول لمعالجة المشاكل والعقبات التي تم ذكرها ضمن الآراء والملاحظات، مع وضع خطة فعّالة لحل هذه المشاكل، والعمل على تنفيذها ضمن جدول زمني محدد، والاستماع بحرص لأي مخاوف أو شكاوى يتم ذكرها ضمن الاستطلاع، والرد عليها، واتخاذ كل ما يلزم لوضع الخطط الكفيلة بمعالجة هذه المخاوف أو الشكاوى في الوقت المناسب.
٣. مشاركة النتائج تحتل الآراء والملاحظات التي تجمعها المنظمات غير الربحية حول الأطراف المعنية أهمية خاصة، سواءً كانوا من الجهات المتبرعة أو المستفيدة أو جمهور المتطوعين، فهي تساعد المنظمات غير الربحية على تحديد مسار مهامها بالشكل الأمثل، وتحسين النقاط التي تستوجب تحسينها. لكن، كيف بإمكانكم مشاركة نتائج الآراء والتعليقات والخطط المستقبلية مع الأطراف المعنية غير الربحية؟ أولاً، ينبغي على المنظمات غير الربحية مشاركة البيانات التي تقوم بجمعها مع الأطراف المعنية عبر قنوات التواصل الاجتماعي، أو المواقع الالكترونية، أو النشرات الإخبارية، الأمر الذي سيتيح لهم متابعة نتائج مساهمتهم، بل ومساعدتهم على فهم البيانات بأسلوب أكثر شفافيةً. ثانيََا، يجب على المنظمات غير الربحية وضع خطة مستقبلية لما تنوي تنفيذه بناءً على الآراء والملاحظات التي جمعتها، على أن تتضمن هذه الخطة جدولاً زمنيََا لمواعيد وتواريخ تنفيذ هذه التغييرات، وذلك كي تتمكن الأطراف المعنية من متابعة ومعرفة آلية سير الأمور. تُعتبر الآراء والملاحظات من الأدوات القيّمة التي لا تُقدر بثمن بالنسبة للمنظمات غير الربحية، فمن شأنها المساهمة بشكل كبير في تحقيق نجاحاتها، وبإمكانها أيضاً مساعدة المنظمة في معرفة وتحديد احتياجات جمهورها المستهدف، وإجراء التغييرات والتحسينات الضرورية على أساليبها أو منتجاتها، ما يؤدي لإحداث التغيير الإيجابي المطلوب. والأهم من ذلك كله، من شأن عملية جمع الآراء والملاحظات توطيد علاقات المنظمة غير الربحية بدرجة كبيرة مع الجهات الداعمة لها، وإشاعة النوايا الحسنة بين جميع الأطراف، ما سيُخلّفُ انطباعََا وأجواءً إيجابية مستدامة. |
