تعد كتابة العروض الفنية والمالية مهارة أساسية يجب أن يمتلكها الموظفين وخصوصاً أولئك الذين يتعاملون مع العملاء بشكل مباشر بهدف جلب مشاريع جديدة وفتح أسواق مختلفة للشركات.
العروض الفنية تعمل كأدوات اتصال أساسية بين مقدمي العروض (وهم غالبًا المقاولين أو مقدمي الخدمات) والعملاء، مما يضمن فهمًا واضحًا لمتطلبات المشروع وتوقعاته. يتم تقديم هذه المستندات عادةً كجزء من عملية تقديم عطاءات تنافسية أو استجابة لطلبات تقديم العروض (RFPs). أما بالنسبة للعروض أو المقترحات المالية فهي تعد وثائق مهمة في مختلف الأعمال والمشاريع، لأنها توضح الجوانب المالية وجدوى المشروع المقترح. وغالبًا ما تتطلب هذه المقترحات دراسة متأنية للبيانات المالية والشفافية والمواءمة مع أهداف وتوقعات العملاء.
العروض أو المقترحات الفنية هي عبارة عن مستندات أو وثائق رسمية، تحدد التفاصيل الفنية والنهج والمواصفات لمشروع أو منتج أو خدمة. والغرض الأساسي من العروض الفنية هو تقديم خطة واضحة وشاملة لتنفيذ أو تطوير المشروع.
1) الصفحة الرئيسية التي تتضمن عنوان العرض واسم الشركة أو المؤسسة وتاريخ التقديم.
2) جدول أو قائمة محتويات العرض الفني.
3) نبذة عن الشركة المقدمة للعرض (يمكن ذكر الرؤية والرسالة الخاصة بها).
4) الملخص التنفيذي وهو لمحة موجزة عن المشروع.
5) المقدمة وتتضمن معلومات أساسية حول المشروع أو المشكلة.
6) الدراسات المعيارية السابقة حول التحديات والحلول مشابهة.
7) خلفية المشروع وتتضمن عرض للأهداف والحلول والفرص.
8) نطاق العمل ويعتمد على احتياجات ومتطلبات العميل.
9) المنهجية ومن خلالها يتم شرح الطريقة أو الأساليب المتبعة لتنفيذ المشروع.
10) الجدول الزمني للمشروع ومواعيد التسليم النهائية.
11) عرض الميزانية والتكلفة التقديرية للمشروع.
12) خبرات ومؤهلات أعضاء فريق العمل.
13) الفوائد والنتائج المتوقعة من المشروع ومدى توافقها مع أهداف وغايات العميل.
14) نماذج من أعمال سابقة.
15) الملخص النهائي.
يعّرف العرض أو المقترح المالي على إنه مستند رسمي يقدم معلومات مالية مفصلة، بما في ذلك تقديرات التكلفة والميزانيات وهياكل التسعير والخطط المالية المتعلقة بمشروع أو عقد. تُستخدم المقترحات المالية بشكل شائع في سياقات مختلفة، مثل المفاوضات التجارية، وعطاءات المشاريع، وعروض الاستثمار، وطلبات المنح. الغرض الأساسي من العرض أو المقترح المالي هو تقديم نظرة شاملة وشفافة للجوانب المالية للمشروع.
1) الميزانية الشاملة للنفقات الثابتة والمتغيرة.
2) تفصيل واضح لتكاليف المشروع.
3) هيكل التسعير.
4) جدول الكميات.
5) جدول الدفعات.
بدايةً تأكد من تسجيلك كمورد أو مزود خدمة حتى تتلقى دعوات للمشاركة في تقديم العروض.
أولاً الفهم والامتثال لمتطلبات وإجراءات المشتريات في الجهة:
قد تطلب بعض الجهات، لاسيما الحكومية والجهات الكبرى مستندات إضافية ليتم تقديمها مع العرض الفني والمالي. كما أن بعض الجهات تشترط تقديم العرض الفني بشكل منفصل عن العرض المالي. أيضًا قد تتطلب التسجيل ورفع العروض على أنظمة أو منصات معينة. اقرأ كراسات الشروط والمواصفات بعناية حتى تتأكد من امتثالك لكافة الشروط وبالتالي تتلافى أسباب الاستبعاد.
ثانياً فهم احتياجات العميل وأهدافه:
قم بإجراء بحث شامل حول احتياجات العميل وأهدافه، وما هي التحديات التي يمكن أن تواجهك أثناء التنفيذ، قدّم الحلول والمقترحات التي يمكن أن تساعد العميل في تحقيق أهدافه.
ثالثاً الوضوح والإيجاز:
قدّم عرض فني ومالي موجزاً وواضحاً، فطبيعة بيئات الأعمال تتسم بالسرعة في اتخاذ القرارات، استخدم لغة واضحة خالية من المصطلحات غير الشائعة وتأكد أن تكون رسالتك واضحة، مباشرة وسهلة الفهم.
رابعاً التخصيص والملاءمة:
يجب أن يكون عرضك الفني والمالي مخصص للمشروع التابع للشركة مقدمة الطلب لتستعرض من خلاله نوع الصناعة في الشركة وثقافتها السائدة وقميها حتى تؤثر بشكل مباشر على عملية اتخاذ القرار في الشركة.
خامساً القيمة المضافة:
اشرح بوضوح القيمة المضافة التي يقدمها عرضك الفني والمالي مثل إنجاز المشروع بأعلى معايير الجودة في مدد زمنية واضحة، تحسين الكفاءة، توفير التكاليف زيادة الإيرادات.
سادساً الاحترافية في طريقة العرض:
تنسيق وتصميم العرض الفني والمالي يؤثر بشكل كبير على عملية اتخاذ القرار لذا يجب أن يكون العرض الفني والمالي مصمم بطريقة احترافية وجذابة، أيضاً الالتزام بالهوية البصرية لشركتك من ناحية الألوان الخطوط والشعار يساعد الشركات على فهم طبيعة الجهة المتقدمة، طبيعة الخدمات التي تقدمها، رؤيتها وقيمها ورسالتها.
من خلال اتباع هذه الاستراتيجيات، يمكنك كتابة عروض ومقترحات فنية ومالية تنقل بشكل فعّال قيمة الحلول المقدمة، وتظهر مدى احترافيتك، وتزيد من احتمالية الفوز بثقة الشركة وأعمالها. تذكر أيضاً أن تصميم العروض والمقترحات وفقًا لاحتياجات الشركة وتفضيلاتها المتميزة أمرًا أساسيًا لتقديم عروض ناجحة.
